Zum Verständnis der Funktionalitäten hilft das Rollen- und Rechtemodell auf den verschiedenen Ebenen.
Auf Organisationsebene gibt es eine:n Gesamtadmin, diese:r kann verwalten:
- die zentrale Accountdatenbank*
- Gremien anlegen und Gremienadminrechte vergeben
- Weiterleitungsmöglichkeiten von Anträgen definieren
- Schlagwörter definieren
- Organisationsweite Einstellungen und Farbdesign
*Accounts anlegen, bearbeiten, löschen aber NICHT zu
Veranstaltungen hinzufügen. Zu Veranstaltungen hinzufügen geht
ausschließlich, wenn der Orgaadmin auch Admin einer Veranstaltung ist bzw. einer Gruppe mit entsprechenden Rechten zugeordnet ist. Siehe auch Hinweis 1 & 2
Gremienebene als Gremienadmin, diese:r kann:
- Veranstaltungen anlegen, duplizieren, archivieren und löschen
- [mit Version 4.1.13] Bearbeitung von persönlichen Informationen aller Accounts, die Teil des Gremiums sind, dasss der Gremienadin verwaltet
Veranstaltungsebene als Veranstaltungsadmin, diese:r kann
- Veranstaltungsinhalte verwalten
- Verwaltung der Teilnehmenden und ihren Gruppenrechte
Eine Sonderrolle hat der Accountadmin, diese:r kann:
- ausschließlich die zentrale Accountdatenbank verwalten
Hinweis 1 - überschneidende Rollen: Je nach Organisationsstruktur können die verschiedenen Ebenen und Rechte von verschiedenen Menschen besetzt werden. Oft jedoch haben Mitarbeitende mehrere Rollen gleichzeitig inne und müssen entsprechend separat definiert werden.
Hinweis 2 - getrennte Rollen: Sofern notwendig können für Veranstaltungen die Rechte des Organisationsadmin eingeschränkt werden:
- Option A: Den Organisationsadmin nicht als Teilnehmender in der
Veranstaltung eingetragen. Dann darf dieser die
Veranstaltung auch nicht öffnen und Inhalte lesen.
- Option B: Alternativ können in den Veranstaltungen die Orgaadmins einer Gruppe mit weniger Rechten zugeordnet werden, sie müssen nicht überall Admin sein, nur weil sie auf Orgaebene auch Admin sind.
Die zentrale Accountdatenbank funktioniert in zwei Richtungen:
- Teilnehmende die auf Veranstaltungsebene angelegt bzw. importiert werden, kommen automatisch in die zentrale Accountdatenbank
- Teilnehmende können auch direkt in der zentralen Accountdatenbank angelegt werden und von dort verschiedenen Veranstaltungen zugeordnet werden.
--> Der Best-Practice Weg zum Anlegen von Teilnehmenden ist der Import direkt über die Veranstaltungsebene.