Der empfohlene Weg zur Übernahme von Teilnehmenden-Datensätzen geht idealerweise immer über den CSV-Import der jeweiligen Veranstaltung.
Import
Zum Import können folgende Varianten genutzt werden:
- eine eigene CSV-Datei aus der bestehenden Mitgliederverwaltung generieren und importieren (Import von extern -> OS4)
- die Teilnehmenden-Liste einer anderen Veranstaltung exportieren und in die gewünschte neue Veranstaltung wieder importieren (Import von OS4 -> OS4)
- eine komplette Veranstaltung inkl. der Teilnehmenden duplizieren bzw. klonen
Referenzierung
Ein Dialog unterstützt bei der Zuordnung vorhandener Datensätze.
Abgeglichen werden
- Name, Vorname
- Kennung (Login) - MUSS eindeutig sein und wird beim Import ggf. durch NutzerName1 ergänzt
- E-Mail
- In der Vorschau wird angezeigt, welche Accounts neu angelegt werden oder welche referenziert und damit aus der zentralen Account-Datenbank übernommen werden.
- Name UND Benutzername UND E-Mail müssen übereinstimmen, damit der Account referenziert wird.
- Ist kein Benutzername oder Mail angegeben wird (z.Zt.) ein neues Konto angelegt.
- Ist der Nutzername identische, aber Mail oder Name weichen ab, wird der Nutzername ergänzt nach dem Schema: NutzerName1
- Beim Referenzieren werden (z.Zt.) ausschließlich die Informationen aus der zentralen Account-Datenbank übernommen. Zusätzliche Informationen, wie z.B. Geschlecht in der Import-Datei werden (z.Zt.) beim Import und der Referenzierung nicht übernommen.
Hinweis
Die zentrale Accountdatenbank ist zur übergeordneten Verwaltung konzipiert. In der Regel müssen hier keine regelmäßigen Arbeiten stattfinden, da die Teilnehmendenverwaltung direkt über die einzelnen Veranstaltungen organisiert wird.
Lediglich beim zentralen Deaktivieren von Accounts und der Identifikation doppelt angelegter Accounts ist die Arbeit über die zentrale Accountdatenbank notwendig.