... bzw. globale und generische Templates
Wir empfehlen zur Nutzung von öffentlichen bzw. globalen Vorlagen ein neutrales "Vorlagengremium" mit einer (oder mehreren)
"Vorlagen-Veranstaltung" anzulegen, die komplett fertig konfiguriert
sind (Arbeitsabläufe, Tagesordnung, Grundeinstellungen, Projektoren
etc.). Zugriff auf dieses Gremium mit den Vorlagen sollte möglichst auf wenige Accounts limitiert sein um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Die jeweiligen Veranstaltungen können als "öffentliche Vorlage" gekennzeichnet werden: > Gremium öffnen > 3-Pkt-Menü der jeweiligen Veranstaltung anklicken (NICHT die Veranstaltung öffen) > Öffentliche Vorlage aktivieren.
Die Veranstaltung ist dann mit einem Stern als Vorlage gekennzeichnet.
Beim Neu-Anlegen oder Duplizieren von Veranstaltungen werden Vorlagen in der Auswahl-Liste unter der Überschrift "Template Meetings"
prominent zur Auswahl aufgeführt.
Tipp zur Vorkonfiguration
- Prüfen sie die Grundeinstellungen. Falls sich diese zwischen den Veranstaltungen stark unterscheiden kann es sinnvoll sein, mehrere Vorlagen anzulegen.
- Arbeitsabläufe: Prüfen sie welche Arbeitsabläufe es in Ihrer Organisation gibt und definieren sie diese in den Vorlagen.
- Tagesordnung: Sie können immer wiederkehrende Agenda Punkte in der Tagesordnung hinterlegen.
- Gruppen: Legen Sie Rechte und Gruppen in der Vorlage fest.
- Bereits eingetragene Teilnehmende: Unsere Empfehlung, folgen sie hier eher dem Prinzip "Weniger ist Mehr."
- Projektoren: Auch hier lassen sich die Einstellungen vorkonfigurieren zur Übernahme in die Veranstaltungen.