Erstellung einer Vorlage
Zur Erstellung einer öffentlichen Vorlage benötigt es eine bestehende Veranstaltung. Diese kann als öffentliche Vorlage markiert und anschließend als Vorlage verwendet werden.
Öffnen Sie zum Einrichten das Gremium, in dem sich die gewünschte Veranstaltung befindet. Klicken Sie anschließend auf das > Drei-Punkte-Menü der Veranstaltung und wählen Sie > Öffentliche Vorlage aus. Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit > OK. Anschließend ist die Veranstaltung mit einem Stern markiert.
Tipp:
Wir empfehlen zur Nutzung von öffentlichen Vorlagen ein neutrales "Vorlagen-Gremium" mit einer (oder mehreren) komplett konfigurierten "Vorlagen-Veranstaltung" anzulegen. Dies umfasst bspw. Veranstaltungseinstellungen, Arbeitsabläufe, Projektoren oder generische Hinweise auf der Startseite. Zugriff auf dieses Gremium sollten möglichst wenige Accounts haben, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Vorlagen werden beim Anlegen einer Veranstaltung im Feld > Duplizieren von aufgelistet.
Tipp zur Vorkonfiguration
- Falls sich Veranstaltungsszenarien stark unterscheiden, empfehlen wir mehrere Vorlagen anzulegen.
- Arbeitsabläufe: Prüfen sie welche Arbeitsabläufe es in Ihrer Organisation gibt und definieren sie diese in den Vorlagen.
- Tagesordnung: Sie können wiederkehrende Tagesordnungspunkte in der Tagesordnung hinterlegen.
- Gruppen: Legen Sie Rechte und Gruppen in der Vorlage fest.
- Bereits eingetragene Teilnehmende: Unsere Empfehlung, folgen sie hier eher dem Prinzip "Weniger ist Mehr."
- Projektoren: Auch hier lassen sich die Einstellungen und spezifische Projektoren vorkonfigurieren.
- Anträge: Wir empfehlen keine Anträge in Vorlagen einzutragen, um eine möglichst saubere Datenlage zu haben.