Wie kontrolliere ich die Anwesenheit der Delegierten?

• WICHTIG: Die Erfassung der Anwesenheit ist zwingend notwendig, damit Teilnehmende an Abstimmungen sowie Wahlen teilnehmen bzw. sich auf Redelisten setzen können.
• OpenSlides bietet zwei Optionen zu Verwaltung der Anwesenheit: 
  Option A: Delegierte können selbst Ihre Anwesenheit ein-/ausschalten.
  Option B: Die Anwesenheit der Delegierten wird durch Mitarbeitende im System verwaltet. 
• Die Einstellung zur Anwesenheit findet sich in > Einstellungen > Teilnehmende > Allgemein > Teilnehmende erlauben sich selbst auf anwesend zu setzen.
  Ist diese Einstellung aktiviert, können sich alle Teilnehmenden selbst auf anwesend setzen.

Praktische Umsetzung Option A

Praktische Umsetzung Option B

• Alle Delegierten werden vor der Veranstaltung auf abwesend oder anwesend gesetzt.
• Nach Anmeldung oder Abmeldung der Delegierten, werden diese durch Mitarbeitende auf anwesend/abwesend gesetzt. 
• Die Anwesenheit kann über verschiedene Wege eingestellt werden:
  A) Teilnehmende-Menü: In der Liste auf der rechten Seite befindet sich eine Checkbox > Anwesend. Markieren Sie diese, um einzelne Teilnehmende anwesend zu setzen
  B) Teilnehmende-Menü Massenbearbeitung: > Drei-Punkt-Menü > Mehrfachauswahl > Markieren der gewünschten Teilnehmenden > Drei-Punkt-Menü > Anwesenheit setzen > Anwesend anklicken
  C) Teilnehmende-Menü > Teilnehmenden-Detailansicht > Stift-Symbol (Bearbeitungsmaske) > veranstaltungsspezifische Informationen > anwesend abhaken
  D) Per CSV Import: Teilnehmende können per CSV Import auf anwesend/abwesend gesetzt werden. (How to: Teilnehmenden-Import)

Erfassung der Anwesenheit mittels Barcode-Scanner:

• Zur Erfassung wird eine eineindeutige Teilnehmendennummer in OpenSlides für den Code benötigt.
• Die Nutzung erfordert eine Freischaltung in den Einstellungen:
  > Einstellungen > Teilnehmende > Allgemein > Ansicht für Teilnehmeranwesenheit aktivieren abhaken
• Den Barcode erzeugen sie aus den Teilnehmendennummern selbstständig mit einem beliebigen externen Programm. QR-Codes empfehlen wir nicht, da deren Erfassung bei schlechten Scannern länger dauert.
• Die Erfassung erfolgt per USB Barcode Scanner (z.B. 1D Laserscanner für Barcodes) und verhält sich am Laptop angeschlossen wie eine Tastatur bzw. Maus.
• Wenn der USB Barcode Scanner an einen Laptop mit der geöffneten OpenSlides-Anwesenheitsseite ( > Teilnehmende > 3-Punkt-Menü > Anwesenheit) gekoppelt ist, wird beim Scannen des Barcodes das Feld "Teilnehmernummer eingeben" automatisch ausgefüllt. Zur Bestätigung der Nummer muss entweder am Scanner selbst "Enter" bei der Erfassung gedrückt oder ein Automatismus zusätzlich integriert werden.
• Wichtig: vor dem Scannen muss der Cursor im Feld "Teilnehmernummer eingeben" blinken!

• virtuelle/hybride Veranstaltung:
  Delegierte haben in der Regel selbst das Recht, ihren Anwesenheitsstatus zu setzen. Dies garantiert jedoch nicht dass sie tatsächlich or dem PC/Laptop sitzen und der Veranstaltung folgen.
  --> Empfehlung: Setzen Sie vor einer Abstimmung oder Wahl alle Stimmberechtigten auf abwesend und fordern Sie sie durch die Moderation auf, sich erneut auf anwesend zu setzen. 
• Protokollierung:
  
  Es empfiehlt sich für die Erfassung der Anwesenheit und Beschlussfähigkeit zur Erstellung eines Protokolls, die Liste der Teilnehmenden nach ihrem Status "Anwesenheit" zu filtern und als PDF zu exportieren (siehe 3-Pkt.-Menü oben rechts). Dies kann beispielsweise direkt zum Zeitpunkt der Wahl/Abstimmung gesichert und ggf. zu weiteren sensiblen Zeitpunkten wiederholt werden.
• Mandatsprüfung: Um einen statistischen überblick aller Teilnehmenden zu erhalten, kann die Funktion Mandatsprüfung genutzt werden. Öffnen Sie dazu Teilnehmende > Drei-Punkt-Menü > Mandatsprüfung. Wählen Sie anschließend eine oder mehrere Gruppen aus, über die Sie einen detaillierten Überblick der Anwesenheit erhalten wollen.