Mit Gremien können Sie iIhre Organisationsstruktur abbilden. Die Gremien bilden den organisatorischen Rahmen, um innerhalb dieser Veranstaltungen anzulegen und Weiterleitungshierarchien einzurichten.
Organisationsebene > Gremien > Plus-Symbol
Das Erstellen von Gremien erfolgt über das > Plus-Symbol (+) im Menüpunkt Gremien. Dies öffnet die Eingabemaske Neues Gremium. Hier können Sie ein neues Gremium mit verschiedenen Attributen erstellen.
Das Erstellen von Gremien erfolgt über das > Plus-Symbol (+) im Menüpunkt Gremien. Dies öffnet die Eingabemaske Neues Gremium. Hier können Sie ein neues Gremium mit verschiedenen Attributen erstellen.
Bestätigen Sie abschließend die Eingaben mit > Speichern. Der Button befindet sich oben rechts. Der Button wird erst aktiv, wenn Sie das Feld Titel ausgefüllt haben.
Hinweise Gremienverwaltung
- Gremien auf erster Ebene können nur durch Orgaadmins angelegt und bearbeitet werden. Subgremien können auch durch Gremienverwalter angelegt werden.
- Gremienadmins können immer durch Orgaadmins bestimmt werden. Je nach Einstellung, kann dies auch durch Gremienadmins erfolgen. (siehe Organisationseinstellungen)
- Orgaadmin und Gremienadmin können, müssen aber nicht identisch sein. Die Rechte können bei Bedarf auf unterschiedliche Personen verteilt werden.
- Jedes Gremium benötigt mind. einen Gremienadmin. Diese können Veranstaltungen verwalten, neue Gremien anlegen und das Gremium verwalten.
- Die Weiterleitungsoptionen zwischen Gremien kann nur der Orgaadmin definieren. Gremienadmins ist es eingeschränkt möglich, Weiterleitungen zwischen Gremien einzurichten, die sie verwalten. Dies kann durch eine Einstellung unterbunden werden.
- Beim Anlegen einer Veranstaltung wird der Gremienadmin vom System automatisch auch als Admin der Veranstaltung eingetragen. Dies kann geändert werden, es muss nur immer mind. ein Veranstaltungsadmin eingetragen sein.
- Orgaadmins haben durchgreifende Rechte und können auf ALLE Gremien sowie offenen Veranstaltungen zugreifen; d.h. diese öffnen und verwalten. Selbiges gilt für Gremienadmins und ihre zugehörigen Gremien.
- Orgaadmins und Gremienadmins können keine geschlossenen Veranstaltungen öffnen oder bearbeiten.
Import von Gremien
Ist die Liste der Gremien umfangreich, können Gremien auch durch einen CSV-Import angelegt werden. Dies ist nur als Orgaadmin möglich.
- Öffnen Sie > Gremien > 3-Pkt-Menü > Importieren.
- Laden Sie die Beispiel-Datei runter, füllen Sie diese aus und laden Sie diese über > Datei auswählen hoch. Insofern keine Fehler auftreten, bestätigen Sie mit > Importieren.
- Bitte beachten Sie die angegebene Struktur der Daten. Diese muss beibehalten werden.
Schlagworte
- Schlagworte müssen vorher durch den Orgaadmin definiert werden und helfen Gremien in frei wählbare Kategorien einzuteilen.
- In der Gremienübersicht können Schlagworte zur besseren Übersicht als Filter genutzt werden.
Titel und Beschreibung
- Der Titel und Beschreibung des Gremium werden auch den Teilnehmenden in der Gremien-Übersicht angezeigt (sofern diese in mehr als einer Veranstaltung eingetragen sind).
- Nur Orga- und Gremienadmins können die Einstellungen der Weiterleitung und Administratoren sehen. Für reguläre Teilnehmende ohne Adminrechte werden diese Informationen nicht angezeigt.
- Nachträgliche Bearbeitung der Gremiendetails sind über das 3-Pkt-Menü rechts oben möglich.