Arbeitsabläufe und Workflows definieren

     > Anträge > 3-Pkt-Menü > Arbeitsabläufe

    Sie können die Arbeitsabläufe und somit die Optionen zur weiteren Behandlung von Anträgen selbst anpassen, definieren und konfigurieren:

    Bitte definieren Sie: 
    • die Berechtigungen über die Häkchenauswahl
    • die Farben für die Ansicht
    • die logischen Reihenfolgen unten in der Übersichtstabelle über Klick auf "Nächste Zustände"




    Empfehlungen

    Wenn eine Kommission eine Empfehlung abgeben soll, ob und wie ein Antrag angenommen wird, können Sie in dem jeweiligen Antrag die Empfehlung dafür hinterlegen. Die Empfehlung wird unabhängig vom Status gesetzt, in der Regel gehört die Empfehlung zu einem der möglichen nächsten Zustände des Status.

    Wenn während der Veranstaltung der Empfehlung der Antragskommission gefolgt wird, kann mit Klick auf "Empfehlung folgen" der Status des Antrags auf die Empfehlung aktualisiert werden. Dabei werden automatisch die Inhalte von Erweiterungsfeldern der Empfehlung in den Status übernommen.

    In den Einstellungen muss unter > Anträge > Name des Empfehlungsgebers ein Eintrag gemacht werden, damit das Feld im Antrag verfügbar ist.

    Ergänzungsfelder
    • "Ergänzungsfeld für Status anzeigen" und "Ergänzungsfeld für Empfehlung anzeigen" um Ergänzungen zum Antragsstaus vorzunehmen. Beispielsweise kann der Status "in Bearbeitung" beliebig ergänzt werden zu "in Bearbeitung von der Antragskommission"
    • Das Häkchen für "Ergänzungsfeld für Empfehlung anzeigen" muss bei dem Status gesetzt werden, für dessen Empfehlung eine Ergänzung ermöglicht werden soll. Diese Empfehlung muss dann entsprechend im Antrag ausgewählt werden.




    Weitere Einstellungen


    Unterstützer*innen: Teilnehmende haben die Möglichkeit Anträge (und Änderungsanträge) zu unterstützen. Um die Funktion für Unterstützung zu aktivieren müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
    • für die entsprechende Gruppe das Gruppenrecht "Darf Anträge unterstützen" aktivieren
    • im Arbeitsablauf für den Status "Unterstützung möglich" auswählen
    • in Einstellungen > Anträge unter Unterstützer*innen die erforderliche Anzahl eintragen

    Zugriffsbeschränkungen: 
    Über die Zugriffsbeschränkungen können Sie steuern, wer den Antrag im jeweiligen Status sehen darf. 
    Wenn keine Beschränkung definiert ist, dürfen alle die Anträge sehen, die das Recht haben "Darf Anträge sehen". 
    Typische Fälle zur Einschränkung der Sichtbarkeit während des Antragsprozesses:
    • Antragssteller*innen dürfen den Antrag sehen
    • Menschen, die Metadaten verwalten sollen
    • Menschen, die Anträge verwalten sollen
    • Menschen, die Anträge im internen Status sehen dürfen
    Beispiel Interner Status: den internen Status für Anträge gibt es nicht explizit. Er definiert sich aus folgenden 2 Einstellungen:
    • > Anträge > 3-Pkt-Menü > Arbeitsabläufe > komplexer Arbeitsablauf > Zugriffsbeschränkung > "Darf Anträge im internen Status sehen"
    • Parallel muss dazu in > Teilnehmende > 3-Pkt-Menü > Gruppen > Anträge > "Darf Anträge im internen Status sehen" bei der jeweiligen Gruppe aktiviert werden.

    Button "Antrag einreichen" für Antragstellende: Es besteht die Möglichkeit einen Button im Antragsformular einzublenden, z.B. mit dem Text "Antrag einreichen". Der Button ist nur sichtbar, wenn der entsprechende Status unter "Antragsteller*in darf Status setzten" definiert ist. Dazu im > Arbeitsablauf: 
    • Status "In Bearbeitung": "Antragsteller*in darf Status setzten" = "eingereicht"
    • Status "eingereicht": Buttontext = "Antrag einreichen"
    Dadurch wird ein Button aktiviert im Status "in Bearbeitung" und lautet "Antrag einreichen". Text und Status können individuell gewählt und somit auch für andere Szenarien genutzt werden.


    Einleitungstext: Der Einleitungstext wird definiert unter den > Einstellungen > Anträge > Formalia. Die Einleitung zum Antrag wird nur angezeigt, wenn der aktuelle Status des Antrags laut Arbeitsablauf noch nächste Zustände zulässt. 


    Hinzufügen neuer Status im Arbeitsablauf: Öffnen sie die Übersicht der Anträge > 3-Punkte-Menü oben rechts > Arbeitsabläufe > komplexer Arbeitsablauf > Plus [+] oben rechts und fügen Sie weitere Status hinzu.
    Veröffentlicht: