OpenSlides versendet nicht automatisch Zugangsdaten. Der Versand der Zugangsdaten erfolgt in der Regel über > Teilnehmende in einer Veranstaltung. Organisationsadmins können hierzu auch > Accounts verwenden. Nachfolgend wird der Zugangsdatenversand aus einer Veranstaltung erklärt.
WICHTIG: Beim Versand der Zugangsdaten wird ausschließlich das Passwort versendet, welches unter Initiales Passwort gespeichert ist. Falls zwischenzeitlich Passwörter geändert wurden, werden diese nicht für den E-Mail Versand der Zugangsdaten übernommen, da sie aus Nutzersicht geheim bleiben sollen!
1) Auswahl Teilnehmende
- Öffnen Sie > Teilnehmende > 3-Punkt-Menü (oben rechts) > Mehrfachauswahl.
- Wählen Sie nun einzelne oder mehrere Teilnehmenden aus, welche eine E-Mail mit ihren persönlichen Zugangsdaten erhalten sollen. Wollen sie alle Teilnehmenden auswählen, dann klicken Sie > 3-Punkt-Menü > Alle auswählen
2) Mail versenden
- Abschließend > 3-Punkt-Menü > Einladungs-E-Mail senden klicken.
Hinweise:
- Größere Datenmenge:
Nutzen Sie die Filter- und Suchmöglichkeiten, um die Liste auf eine Teilmenge zu reduzieren.
Mittels > 3-Punkt-Menü > Alle auswählen oder > Alle abwählen, können Sie Teilnehmende aus- oder abwählen. Damit lassen sich schnell größere Gruppen bei der Auswahl bearbeiten. - Bei Nutzung von OpenSlides als Gremienmanagement:
Wenn Teilnehmende in mehreren Veranstaltungen eingetragen sind und OpenSlides bereits nutzen, ist es ratsam, diesen nicht erneut eine Mail mit Zugangsdaten zu senden. Dies führt in der Regel zu Verwirrungen mit den bestehenden Logins und/oder bereits geänderten Passwörtern, die trotz erneutem Versand gültig sind. Via > Filter > Letzte gesendete E-Mail > Bekam keine E-Mail kann die Liste der zu versendenden Mails reduziert werden.
Mail-Einstellungen editieren
- Textanpassungen sind unter > Einstellungen > Teilnehmende > E-Mail möglich.
- Passen Sie ebenso > Absendername an, um den Spam-Verdacht gering zu halten.
- Unter > Antwortadresse können Sie eine eigene E-Mail-Adresse angeben, auf der sie Rückmeldungen empfangen können.
-
WICHTIG: Bitte verwenden Sie nur die vorgegebene Platzhalter in geschweiften Klammern.
Die Platzhalter für URL {url}, den Benutzername {username} und Passwort {password} in den geschweiften Klammern bitte NICHT ändern und wie vorgegeben in den Text einbinden.
{name} fügt in der Mail den vollen Namen (Vor- und Nachname) ein. Bei Bedarf können Vor- und Nachname auch einzeln angegeben werden. Nutzen Sie dazu für Vorname {first_name} und für Nachname {last_name}.
Weitere verwendbare Platzhalter sind Titel {title}, Gruppe {groups}, Gliederungsebene {structure_level} und Veranstaltungsname {event_name}.
Tipp: Testen Sie den Versand
- Testen sie den Versand der E-Mail mit einem Account.
Hinweise und Tipps
Es können _keine_ PDF-Anhänge mit der Einladungs-E-Mail versendet werden. Nutzen Sie dafür entweder die Dateiablage oder versenden Sie die Einladungs-Mail extern mit ihrem eigenen Mail-Programm.