Starten mit dem Gremienmanagement - Tutorial

    Vorbemerkungen:
    • Zur optimalen Einrichtung einer OpenSlides-Instanz sollten Sie zunächst überlegen, welche Gremienstrukturen Sie abbilden und wie sie die Verwaltung der Instanz organisieren möchten. Nutzen Sie dazu die verschiedenen Adminstrationsrollen in Kombination mit der Gremienhierarchie. 

    Tutorial

    Schritt 1: Nach der ersten Anmeldung in der Instanz befinden Sie sich auf der Organisationsebene. Jetzt gilt es zunächst einige globale Voreinstellungen zu konfigurieren, die die Instanz individualisieren.
    • Öffnen Sie > Einstellungen und füllen Sie die Formulare > Allgemein und > E-Mail-Einstellungen aus. 
    • Optional können Sie unter > Allgemein zusätzliche globale Einstellungen festlegen. (*Details weiter unten)
    • Laden Sie unter > Dateien Ihr Logo hoch und wählen Sie dies als Global web interface header logo.
    • Öffnen Sie optional > Design und passen Sie das Farbschema der Instanz an. 
    Schritt 2: Erstellen Sie weitere Accounts zur Verwaltung (vgl. Rollen & Rechte)
    • Erstellen Sie unter > Accounts neue Benutzerkonten und vergeben sie Administrationsrollen.
    • Versenden Sie die Zugangsdaten.
    • Tipp: Erstellen Sie über diesen Weg nur Accounts mit Administrationsrechten. Die Teilnehmenden werden in der Regel über Veranstaltungen eingepflegt.
    Schritt 3: Einrichten von Gremien 
    • Öffnen Sie > Gremien und erstellen Sie ein oder mehrere Gremien. 
    • Tipp: Definieren Sie Verantwortlichkeiten. Tragen sie unter Gremienverwalter Accounts ein, die die Verwaltung übernehmen. 
    Schritt 4: Erstellen von Veranstaltungen
    • Erstellen Sie in einem Gremium eine Veranstaltung, passen Sie ggf. die Administrationsrollen an und geben Sie das Veranstaltungsdatum an. 
    • Tipp: Für wiederkehrende Veranstaltungsformate empfiehlt sich das Anlegen einer Vorlagen-Veranstaltung. Diese kann nach einmaliger Konfiguration mit sämtlichen Einstellungen und Inhalten kopiert werden. Wiederkehrende Veranstaltungen sind bspw. Vorstandssitzungen. 
    Schritt 5: Konfigurieren und Planung einer Veranstaltung
    • Öffnen Sie eine erstellte Veranstaltung und konfigurieren Sie diese: definieren Sie Gruppen- und Zugriffsrechte, fügen Sie Teilnehmende hinzu, klären Sie Verantwortlichkeiten für die Inhalte der Veranstaltung ab, erstellen Sie Anträge, Tagesordnungen und Co. 

    *Hinweise zu optionalen Einstellungen
    • Öffentliche Vorlage erforderlich zur Erstellung neuer Veranstaltungen: Legt fest, dass nur noch auf Basis von zuvor erstellten Veranstaltungsvorlagen neue Veranstaltungen erstellt werden können. Nutzen Sie diese Funktion nur dann, wenn Sie bereits Vorlagen erstellt haben.
    • Anhänge zu Anträgen können nicht weitergeleitet werden: Nur relevant, wenn Antragsweiterleitung aktiviert ist und eine Weiterleitung von Anhängen global unterbunden werden soll.
    • Committee admins may only edit the managers of their sub-committees: Legt fest, dass Gremienadmins nur noch auf untergeordneten Gremien die Gremienverwalter bearbeiten können. Auf gleicher Ebene ist dies nicht mehr möglich. 
    • Restrict definition of motion forwarding to organization admins: Legt fest, dass die Antragsweiterleitungseinstellung zwischen Gremien nur von Organisationsadmins eingestellt werden kann.

    Weitere Hinweise

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